Archives Départementales

Comment consulter des documents aux Archives ?

par Stéphane Cosson

Comment consulter des documents aux Archives ? En fait, cette question appelle deux réponses :
La première concerne la manière dont la recherche des documents doit se faire. La deuxième porte sur le savoir-vivre avec les documents une fois que ceux-ci sont en notre possession.

Quelques notions préalables à la consultation des documents :

Le principe du respect des fonds : Il s’agit d’un principe fondamental mis en évidence par Natalis de Wailly en 1841.Il consiste à laisser groupés, sans les mélanger à d’autres, les documents provenant d’une administration, d’un établissement ou d’une personne physique ou morale donnée. C’est ce qu’on appelle le fonds des archives de cette administration, de cet établissement ou de cette personne.

Il faut savoir que le fonds d’archives suit la compétence. Si une compétence est transférée d’une administration à une autre, les documents relatifs à cette compétence le sont aussi. Savoir cela permet de s’y retrouver quand on cherche un document qui nous semble introuvable. Peut-être n’est-il pas là où nous pensons qu’il est ?

De même, des dossiers provenant de fonds différents ne sont jamais mélangés par les archivistes même si cela est tentant.

L’analyse des documents : Une fois que les documents sont arrivés aux Archives Départementales, toute une série d’opérations sont mises en branle avant que le lecteur puisse y avoir accès. Tout un travail invisible à nos yeux mais indispensable. Une de ces opérations s’appelle l’analyse. Cela consiste à présenter, sous une forme concise et précise, des données caractérisant l’information contenue dans un ensemble de documents. Le but ? Savoir où l’information se situe et donner les meilleurs repères aux lecteurs des Archives.

Le classement des documents : Une fois tous les documents analysés les uns après les autres, les archivistes les classent de manière rationnelle.
Les Archives ont scindé les documents qu’elles conservent en plusieurs périodes :

• Avant 1792 : l’Ancien Régime. Elles parlent de fonds anciens.
• La Révolution Française : c’est le début des fonds modernes. Une seule série pour tout ce qui concerne la Révolution Française à proprement parler : la série L.
• De la Révolution Française au 10 juin 1940 : la suite des fonds modernes.>/li>
• Depuis le 10 juin 1940 : les archives contemporaines. Là aussi une seule série : W.

Pourquoi cette date du 10 juin 1940 ? Il fallait en choisir une qui soit parlante. Ce n’est pas forcément la date la plus parlante pour le commun des mortels. Le 10 juin 1940, c’est le début de Régime de Vichy ou la fin de la IIIe République, comme vous le voulez. Tout dépend si on voit le verre à moitié plein (fin d’une République) ou à moitié vide (naissance d’un Régime à tendance fascisante).
La France s’est dotée de cadres de classement dès le début du 19e siècle, divisés en séries et en sous-séries.
Entre les séries de l’Ancien Régime et les séries modernes, souvent, il y a comme un effet de balancier. Les lettres changent, certaines lettres apparaissent de l’époque moderne sans qu’il y ait un équivalent Ancien Régime, mais la plupart du temps nous avons un effet de balancier. Ce qui permet l’équilibre ? La Révolution Française.
Un exemple ? Vous recherchez quel est le nom du notaire chez qui sont allés vos ancêtres. Si c’est avant la Révolution Française, vous irez en série 2C, si c’est après en série 3Q. Dans un cas comme dans l’autre, on parle de contrôle ou d’enregistrement des actes notariés.

Où rechercher les documents qui nous intéressent ?

Plusieurs documents rédigés par les Archives Départementales nous sont utiles. On les appelle les instruments de recherche.

Le guide des archives : A priori c’est le premier que tout utilisateur des Archives doit consulter. Il nous donne tout ce qui peut exister de manière synthétique. C’est un ouvrage souvent clair, systématique et concret. Mais seuls 65% des départements en possédaient un en 1993.

L’inventaire : Les premiers ne décrivent que les documents les plus intéressants pour son auteur, en en citant parfois de longs extraits. Tout le reste est passé sous silence. Ce type d’inventaire est complètement inadapté à la recherche historique et encore plus généalogique. En effet, du point de vue généalogique, par exemple, il ne décrivait que les familles notables.

Un autre type d’inventaire a vu le jour, appelé inventaire analytique, qui décrit tous les documents de manière succincte. Si tous les documents sont répertoriés les uns après les autres, on parle alors de catalogue.

Les répertoires : C’est l’instrument de recherche que l’on trouve le plus souvent. Quand il se borne à énumérer tous les documents avec seulement sa cote et les dates extrêmes, on parle de répertoire numérique. Cela permet de savoir très rapidement s’il y a des lacunes, ces fameuses lacunes qui nous gênent tant.

L’index : Il s’agit d’une liste alphabétique de noms de personnes, de noms géographiques et de mots-matières assortis de références qui permettent de les localiser.

Quand on est en salle de lecture, forcément, à un moment ou à un autre, on utilise un de ces instruments de recherche. C’est grâce à ceux-ci que nous savons quelles sont les cotes auxquelles nous avons accès.

Et puis, même si le personnel des Archives en salle de lecture est à notre disposition, il n’y a forcément que nous dont ils ont à s’occuper.

Les règles du savoir-vivre de base en salle de lecture :

Vous avez demandé un document. Vous l’avez obtenu. Il est devant vous. En tant qu’utilisateur de ce document, et afin que d’autres puissent le consulter après vous, quelques règles de savoir-vivre existent.

• Les liasses sont dépouillées à plat. Une liasse ce sont des documents mis ensemble et qui ne sont pas reliés. Ne l’ouvrez donc pas de manière brusque. Evitez que cela vole de partout.
• L’ordre des documents dans une liasse doit être scrupuleusement respecté.

Dans un cas comme dans l’autre, si vous l’ouvrez n’importe comment, si vous mettez les documents dans tous les sens, vous ne respectez pas le travail de la personne qui l’a classé. Et surtout, surtout, si par malheur, la liasse s’est défaite malgré toutes vos précautions, vous n’en faîtes pas un tas, en poussant les documents dans tous les sens pour que cela rentre plus ou moins dans un carré bien tassé. Apportez la liasse défaite au personnel de la salle de lecture, en les priant de bien vouloir vous excuser pour ce désordre, ils s’en occuperont.

• Les registres doivent être consultés sur des pupitres, surtout s’il s’agit de documents très anciens.

Si vous le pouvez, utilisez des gants blancs pour les consulter. Vous avez vu le film « Le nom de la Rose » de Jean-Jacques Annaud ? Vous vous souvenez peut-être que les moines sont empoisonnés les uns après les autres parce qu’ils ont consulté un même document en mouillant leur doigt pour tourner les pages, ces pages empoisonnées à chaque coin. Et bien c’est pareil ! Ce n‘est bon ni pour vous ni pour les documents !

• On ne doit faire subir aux documents reliés ni torsion, ni pliure ni aucun autre traitement les endommageant.
• On ne s’appuie pas sur un document. On ne prend pas des notes directement sur un document. On ne pose pas un registre ouvert sur un autre registre ouvert.
• On ne mange pas, on ne boit pas, on n’utilise pas de colle ou de ciseaux au dessus des registres.

Cela semble évident. Mais c’est toujours mieux de le rappeler. De même, quand on est en salle de lecture, pour éviter tout problème irréparable, il vaut mieux entrer avec un crayon à papier, une gomme et un taille-crayon plutôt qu’avec un stylo. Plusieurs services d’archives l’exigent déjà. Alors autant prendre cette bonne habitude pour les autres.

• La photocopie n’est utilisable que pour les documents qui ne sont pas reliés.
• La photographie se fait exclusivement sans flash.

Ce n’est pas une nouveauté. Cela date d’une note d’information du 13 novembre 1980, intitulée « Etat civil et généalogie ». Le but est bien sûr d’éviter toute dégradation. Pensez aux générations futures !

• Un seul carton, une seule liasse, un seul registre n’est consultable à la fois.
• Une seule personne pour un seul document. On ne travaille pas sur le même document à plusieurs. Et on ne s’étale pas non plus sur plusieurs places, sauf si le document est vraiment trop grand pour une seule place. Il y a des gens à côté de vous, pensez-y !
• Si jamais vous n’arrivez pas à lire un acte, et que la personne qui peut vous aider à la lecture est dans une autre pièce, vous allez chercher la personne. Vous ne lui amenez pas le document.

Toutes ces mesures n’ont toujours qu’un seul et même but : éviter les dégradations, les mélanges malencontreux. Imaginez : la personne qui peut vous aider à la lecture est en pleine pause-café. Vous lui amenez le document et… Ssplaf ! Du café sur la page qui vous intéressait ! Trop tard ! La bêtise est faite ! Et c’est irrémédiable !

• Vous voulez consulter le fichier bibliothèque ? Vous ouvrez un tiroir et vous tirez comme vous le pouvez la fiche qui vous intéresse pour prendre des notes tranquillement à votre bureau ? Pas du tout ! Vous venez le consulter avec une feuille et un crayon à papier.

De même, chaque fois que cela est possible, même si cela vous fait mal au cœur, signalez le mauvais état des documents que vous consultez au personnel des Archives. Et oui ! Le document risque de devenir non-communicable ! Mais mieux vaut un document non-communicable temporairement que plus de document du tout.

La deuxième moitié des années 1970 a vu le souci généalogique cesser d’appartenir aux aristocraties du sang et de la terre et envahir la France.

Les rapports des archives disent clairement à cette époque-là la réticence, voire l’hostilité, de responsables attentifs à ne pas laisser envahir des locaux de taille modeste et mettre en péril des registres trop assidûment consultés.

Cette réticence va au fil des années se transformer en collaboration. Ne gâchez pas les efforts de vos prédécesseurs par votre comportement !